Im Zeitraum vom 22. März bis 23. April 2024 wurde im Lager der Lehrrettungswache (LRW) in Berlin Mitte der Testbetrieb eines Scanner-Systems umgesetzt. Die Zielsetzung war zu untersuchen, inwiefern sich Warenbestellprozesse vereinfachen lassen, außerdem sollte eine Akzeptanzüberprüfung unter den Anwendenden eines solchen Systems durchgeführt werden. Die gewonnenen Erkenntnisse sollen dazu dienen, die Potenziale von Scanner-Systemen bei Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) besser einschätzen zu können und Herausforderungen bei der Implementierung eines solchen Systems aufzudecken. Konkret ging es bei dem Feldtest um Input für die Vorbereitung einer behördenweiten Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems und den dazugehörigen Scannern. Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems mit Scannern zur Digitalisierung der Logistik befindet sich in der Planungsphase, um die Organisation der Warenflüsse innerhalb der Berliner Feuerwehr zu verbessern.
Hintergrund:
Im Forschungsprojekt Resiliente Krisenrelevante Versorgungssysteme (ResKriVer) ist der Berliner Feuerwehr (BFw) und vielen anderen Projektpartnern aufgefallen, dass eine der größten Herausforderungen die Verfügbarkeit von Daten darstellt. Dabei war das Hauptproblem nicht etwa an Informationen von Dritten zu gelangen, sondern mitunter die Generierung wichtiger Daten bspw. zu Warenströmen innerhalb der eigenen Organisation. Die oftmals sehr unstrukturierte Erfassung solcher Werte und ein uneinheitliches Datenmanagement erschweren die Forschungsarbeit. Es ist das Fehlen von konsequent vernetzten digitalen Diensten, die über Schnittstellen organisationsintern sinnvoll ineinandergreifen und dabei Datenerfassung, Datentransfer, Datenstrukturierung und Datenspeicherung in einem konsistenten System zusammenführen. Defizite bei der Digitalisierung treffen auf komplex strukturierte Organisationen, mit komplizierten Zuständigkeitsgefügen und aufwendigen Auflagen bspw. beim Thema Ausschreibungen.
Übungsszenario:
In diesem Gefüge wollte die BFw testen, inwiefern eine neue digitale Lösung zur Erfassung von Warenbestellungen:
1.) sich in die bestehende Arbeitsumgebung einpflegen lässt,
2.) sie von den Mitarbeitenden angenommen wird
3.) und ob sich Arbeitserleichterungen einstellen.
Wenn diese drei Punkte nach gründlicher Auswertung bejaht werden können, dann lässt sich auf diese Erkenntnis aufbauen und die BFw ist einen Schritt näher an einem digitalen Warenwirtschaftssystem und konsistenteren Daten aus der Logistik.
Der Testbetrieb eines Scan-Systems in einem Zwischenlager der BFw war als Übungsumgebung besser geeignet und wesentlich einfacher umsetzbar, als beim großen Zentrallager. Die Übersichtlichkeit des Lagers der LRW und der kleinere verantwortliche Personenkreis, der dort Aufgaben übernimmt, haben einen Testzeitraum von knapp fünf Wochen überhaupt erst ermöglicht.
Vorbereitende Maßnahmen:
Die Übungsvorbereitung für den fünfwöchigen Feldtest bestand vor allem im Ausstatten der Hochregale des Zwischenlagers der LRW mit Barcodes für jedes eingelagerte Produkt. Dieser Schritt ist gewissermaßen die Grundvoraussetzung für die digitale Erfassung und Identifizierbarkeit der einzelnen Verbrauchsgüterposten. Es wurden Barcodes für jedes einzelne Produkt im Lager generiert. Dann kam ein Barcodedrucker zum Einsatz, der im Rahmen des Forschungsprojekts ResKriVer beschafft wurde.
In Ermangelung eines Warenwirtschaftssystems oder einer sonstigen digitalen Schnittstelle, um Warenbestellungen ad hoc mithilfe von Scannern zu erfassen, wurden im Feldtest herkömmliche Tabellenprogramme genutzt. Um alle für den Feldtest benötigten Funktionalitäten zur Verfügung zu haben, wurde zunächst eine lokale, verknüpfte Kopie der regulären, im Tagesgeschäft für die Warenbestellungen genutzten Tabelle erstellt. Diese Kopie wurde im Anschluss mit unterschiedlichen „Makros“ angepasst und erweitert. Mithilfe dieser Anpassungen ist u. a. ermöglicht worden, dass beim Scannen der einzelnen Produktcodes automatisch in der richtigen Zeile der Tabelle die Bestellmengen erfasst werden konnten.
In der Tabelle sind alle Produkte, die im Lager der LRW vorrätig sind, mit der zugehörigen Bestellnummer hinterlegt. Außerdem sind Informationen zu den Bestellgrößen der einzelnen Produkte enthalten (Stückzahlen, Packungen, Kisten, o. Ä.).
Durchführung:
Beim eigentlichen Scannen der Produkte wurde mit sog. Standfuß-Scannern gearbeitet, wie man sie bspw. auch aus dem Einzelhandel kennt. Diese sind ebenfalls im Rahmen des Forschungsprojekts ResKriVer beschafft worden. Der Einsatz dieses Scanner-Typs machte es jedoch erforderlich, dass ein Laptop im Lagerraum aufgestellt wird, damit die Informationen vom Scanner an die Liste übertragen werden konnten. Im Beobachtungszeitraum wurden insbesondere die sog. Bestelltage (immer dienstags) für das Testen genutzt. Insgesamt kamen die Scanner somit an fünf Bestelltagen im betrachteten Zeitfenster zum Einsatz.
An dem Feldtest waren fünf regulär beschäftigte Mitarbeitende des Bereichs Lagerverwaltung des Lagers der LRW beteiligt. Diese sind auch für den im Feldtest untersuchten Prozess der Nachbestellungen verantwortlich. Darüber hinaus wurde der Einsatz der Scanner von verschiedenen Stellen innerhalb der Berliner Feuerwehr fachbereichsübergreifend angeregt, geplant und begleitet. So hat die Leitung des Stabs Forschungsprojekte, der Leiter der Organisationseinheit Rettungsdienst, sowie verschiedene Personen der beiden Bereiche die Erprobung vorangetrieben und intensiv vorbereitet. Am Rande war auch der Logistik-Bereich der Berliner Feuerwehr involviert.
Der Feldtest wird aktuell, in Zusammenarbeit mit den eingebundenen Fachbereichen der Berliner Feuerwehr, im Hinblick auf die eingangs genannten Ziele ausgewertet.
Wir bedanken uns herzlich bei allen Beteiligten für die großartige Unterstützung und den Einsatz bei der Planung, Vorbereitung und Umsetzung des Versuchs.